Hướng dẫn cách tổng hợp báo cáo tổng hợp trên excel 3/2023, tạo một báo cáo gộp nhóm hoặc tóm tắt
EA;m...&#x
CD;t hơn
Thông tin thường dễ hiểu rộng khi được phân tách thành các nhóm. Ví dụ, báo cáo gộp nhóm doanh số theo khu vực vực có thể sơn sáng những xu hướng mà nếu không gộp nhóm thì có thể ko được chú ý đến. Ngoài ra, việc đặt tổng (chẳng hạn như tổng cộng hoặc trung bình) ở cuối mỗi nhóm trong báo cáo của bạn có thể giúp nỗ lực thế nhiều thao tác tính toán thủ công.
Bạn đang xem: Cách tổng hợp báo cáo
Access giúp dễ dàng làm việc với báo cáo gộp nhóm. Bạn có thể tạo báo cáo gộp nhóm cơ bản bằng cách dùng Trình hướng dẫn Báo cáo, bạn có thể thêm tính năng gộp nhóm và sắp xếp vào báo cáo hiện có hoặc sửa đổi tùy chọn gộp nhóm và sắp xếp đã được xác định.
Lưu ý: nội dung bài viết này ko áp dụng cho các ứng dụng website của Access – các loại cơ sở tài liệu bạn xây cất bằng Access và kiến tạo trực tuyến.
Trong bài viết này
Tạo báo cáo gộp nhóm hoặc sắp xếp nhanh
Ngay cả lúc bạn mới dùng báo cáo gộp nhóm, bạn cũng có thể tạo cấp tốc một báo cáo đối kháng giản theo quy trình sau đây:
Trong chống Dẫn hướng, hãy chọn bảng hoặc truy hỏi vấn có chứa các bản ghi bạn muốn có vào báo cáo của mình.
Trên tab Tạo, hãy bấm Báo cáo.Access sẽ tạo báo cáo dạng bảng đơn giản rồi hiển thị vào Dạng coi Bố trí. Nếu có nhiều trường trong báo cáo, thì báo cáo sẽ có khả năng mở rộng ra nhiều trang. Trước lúc áp dụng bất kỳ thao tác gộp nhóm hoặc sắp xếp nào, bạn có thể muốn đổi kích cỡ các cột (và xóa bỏ các cột không ao ước muốn) để báo cáo vừa với độ rộng một trang. Để xóa bỏ cột, hãy bấm chuột phải vào cột đó rồi bấm Xóa bỏ Cột.
Bấm chuột phải vào cột bạn muốn nhóm hoặc sắp xếp rồi bấm Nhóm Theo
Xây dựng báo cáo nhóm mới bởi Trình gợi ý báo cáo
Trình phía dẫn báo cáo trình bày cho chính mình một chuỗi câu hỏi,và kế tiếp tạo một report dựa trên câu vấn đáp của bạn. Trong những các câu hỏi đó có câu hỏi thắc mắc về một hoặc những trường dùng để nhóm report của bạn. Sau khi tạo báo cáo, bạn cũng có thể dùng báo cáo nguyên trạng hoặc sửa đổi report để cân xứng hơn với yêu cầu của mình. Trước khi ban đầu với Trình trả lời báo cáo, chúng ta cần quyết định nguồn dữ liệu.
Khởi động Trình hướng dẫn Báo cáo
Trên tab Tạo, vào nhóm Báo cáo, hãy bấm Trình hướng dẫn Báo cáo.
Access khởi động Trình hướng dẫn Báo cáo.
Bấm vào danh sách thả xuống Bảng/Truy vấn rồi chọn bảng hoặc truy vấn có chứa các trường bạn muốn có vào báo cáo của mình.
Bấm đúp vào các trường trong danh sách Trường Khả dụng để chọn.
Access di chuyển chúng đến danh sách Trường Đã Chọn. Hoặc bạn có thể bấm vào nút nằm giữa hộp Trường Khả dụng và hộp Trường Đã chọn để thêm hoặc loại bỏ trường đã chọn hoặc để thêm hoặc loại bỏ tất cả trường.
Nếu có các trường trong bảng hoặc truy vấn vấn khác mà bạn cũng muốn đưa vào báo cáo của mình, hãy bấm vào danh sách thả xuống Bảng/Truy vấn một lần nữa rồi chọn bảng hoặc truy vấn khác và tiếp tục thêm các trường.
Sau lúc bạn hoàn tất việc thêm trường, hãy bấm Tiếp.
Gộp nhóm các bản ghi trong Trình hướng dẫn Báo cáo
Gộp nhóm đến phép bạn tổ chức và sắp xếp các bản ghi theo nhóm, chẳng hạn như theo khu vực vực hoặc nhân viên Bán hàng. Các nhóm có thể được lồng vào nhau để bạn có thể dễ dàng xác định mối quan liêu hệ giữa các nhóm và tìm nhanh thông tin mong muốn. Bạn cũng có thể dùng gộp nhóm để tính toán tin tức tóm tắt, chẳng hạn như tổng và tỷ lệ phần trăm.
Khi bạn đưa nhiều bảng vào một báo cáo, trình hướng dẫn sẽ kiểm tra mối quan liêu hệ giữa các bảng và quyết định cách thức bạn có thể muốn coi thông tin.
Trên trang Trình hướng dẫn Báo cáo có câu hỏi Bạn có muốn thêm bất kỳ mức gộp nhóm nào không?, hãy bấm vào một vào các thương hiệu trường vào danh sách đó, rồi bấm Tiếp.
Để thêm mức gộp nhóm, hãy bấm đúp vào tên trường bất kỳ trong danh sách để thêm vào báo cáo của bạn.
Bạn cũng có thể loại bỏ mức gộp nhóm bằng cách bấm đúp vào mức gộp nhóm đó trong hiển thị trang ở bên phải của hộp thoại. Dùng các nút mũi thương hiệu để thêm và loại bỏ các mức gộp nhóm và điều chỉnh ưu tiên của mức gộp nhóm bằng cách chọn nó và bấm vào nút tăng hoặc giảm ưu tiên. Access thêm từng mức gộp nhóm và hiển thị nó lồng trong mức gộp nhóm mẹ.
Bấm vào Tùy chọn nhóm nhằm hiển thị hộp thoại Khoảng nhóm.
Hoặc, với từng trường mức nhóm, hãy chọn một khoảng nhóm.
Khoảng nhóm có thể chấp nhận được bạn cấu hình thiết lập cách đội các bản ghi. Vào hình minh họa trước đó, các phiên bản ghi được đội trên trường Ngày_vận_chuyển, vốn là 1 loại tài liệu Ngày/Giờ. Trình hướng dẫn report cung cấp cho lựa chọn thích hợp với loại ngôi trường trong danh sách Khoảng nhóm. Vì chưng đó, vị trường Ngày_vận_chuyển là một trong loại Ngày/Giờ nên chúng ta có thể chọn team theo quý hiếm thực sự (Chuẩn), Năm, Quý, Tháng, Tuần, Ngày, Giờ với Phút. Nếu như trường đang là loại tài liệu Văn bản, chúng ta cũng có thể chọn team theo toàn thể trường (Chuẩn) hoặc rất có thể nhóm theo một mang đến năm ký kết tự đầu tiên.Với loại tài liệu số, bạn có thể chọn team theo quý giá (Chuẩn) hoặc theo phạm vi trong bước tăng đã chọn.
Sau lúc chọn khoảng gộp nhóm, hãy bấm OK.
Bấm Tiếp để dẫn hướng đến trang tiếp theo của trình hướng dẫn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm ảnh đông trong powerpoint đẹp thật đơn giản
Sắp xếp và tóm tắt bản ghi
Bạn có thể sắp xếp các bản ghi theo tối đa bốn trường theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
Bấm vào danh sách thả xuống đầu tiên và chọn một trường để sắp xếp.
Bạn có thể bấm nút bên phải danh sách đó để chuyển đổi giữa thứ tự tăng dần và giảm dần (thứ tự mặc định là Tăng dần). Bạn có thể tùy chọn bấm vào danh sách thả xuống thứ hai, thứ tía và thứ tư để chọn thêm các trường sắp xếp khác.
Bấm Tùy chọn Tóm tắt nếu bạn muốn tóm tắt bất kỳ trường số nào vào các trường số đó.
Lưu ý rằng nút Tùy chọn Tóm tắt sẽ chỉ hiển thị nếu phần chi tiết vào báo cáo của bạn có một hoặc nhiều trường số. Trình hướng dẫn hiển thị các trường số khả dụng.
Chọn vỏ hộp kiểm dưới lựa chọn của doanh nghiệp Tổng, AVG, Phút hoặc Max để lấy vào những phép tính trong footer nhóm.
Bạn cũng có thể chọn hiện chi tiết và tóm tắt hoặc chỉ hiện tóm tắt. Nếu bạn chọn chỉ hiện tóm tắt, thì tổng cộng mang lại từng giá trị Ngày Vận chuyển (ví dụ, nếu bạn chọn hộp kiểm đến Tổng) sẽ hiển thị, dẫu vậy không có đưa ra tiết đơn hàng. Bạn cũng có thể chọn hiện phần trăm của tổng số tính toán mang đến tổng.
Bấm vào OK.
Làm theo hướng dẫn bên trên các trang còn lại của Trình hướng dẫn Báo cáo. Bạn có thể sửa tiêu đề của báo cáo ở trang cuối cùng. Tiêu đề này sẽ được hiển thị ở trang đầu tiên của báo cáo và Access cũng sẽ dùng tiêu đề này làm thương hiệu tài liệu để lưu báo cáo. Sau này, bạn có thể sửa cả tiêu đề và thương hiệu tài liệu.
Bấm Kết thúc. Access tự động giữ báo cáo và hiển thị vào Xem trước Bản in, mang lại bạn thấy báo cáo như trong khi in ra.
Bạn có thể dùng nút dẫn hướng ở cuối phòng xem trước để xem các trang báo cáo theo tuần tự hoặc nhảy đến bất kỳ trang nào trong báo cáo. Bấm vào một trong các nút dẫn hướng hoặc nhập số trang bạn muốn xem vào hộp số trang rồi nhấn ENTER.
Trong xem trước Bản in, bạn có thể phóng lớn để xem chi tiết hoặc thu nhỏ để coi dữ liệu được sắp đặt như thế nào bên trên trang. Đặt con trỏ trên báo cáo, bấm một lần. Để đảo ngược hiệu ứng thu phóng, hãy bấm lại lần nữa. Bạn cũng có thể dùng điều khiển thu phóng trên thanh trạng thái.
Thêm hoặc sửa đổi việc gộp nhóm và sắp xếp trong báo cáo hiện có
Nếu bạn đã có một báo cáo và bạn muốn thêm sắp xếp hoặc gộp nhóm vào báo cáo đó hoặc bạn muốn sửa đổi sắp xếp hoặc gộp nhóm hiện có của báo cáo, phần này sẽ giúp bạn bắt đầu.
Thêm gộp nhóm, sắp xếp và tổng cộng
Bạn có thể thực hiện các thao tác sắp xếp, gộp nhóm và tổng cộng đối chọi giản bằng cách bấm chuột phải vào các trường trong dạng xem Bố trí rồi chọn thao tác bạn muốn từ menu lối tắt. Để chuyển đến dạng coi Bố trí, hãy bấm chuột phải vào báo cáo trong phòng Dẫn hướng rồi bấm dạng xem Bố trí.
Chúng ta thường hay gặp phải một vài yêu cầu về lập báo cáo trên Excel như: report chi ngày tiết cho mặt hàng A vào thời điểm tháng 5, report chi tiết cho nhân viên X phần tử Y… và với phần đa yêu ước này thì họ xử lý như thế nào? Hãy cùng Học Excel Online mày mò về cách lập báo cáo chi ngày tiết theo nhiều đk trên Excel nhé.
Cấu trúc của report chi tiết nhiều điều kiện
Báo cáo cụ thể thường là dạng báo cáo mô tả diễn biến, cụ thể từng lần câu chữ phát sinh hoặc xảy ra. Vày đó report chi tiết thường có cấu tạo như sau:
Phần điều kiện của báo cáo sẽ nằm cạnh sát trên, bên phía ngoài bảng nội dung đưa ra tiết. Tất cả thể có khá nhiều hơn một điểm kiện.
Phần nội dung cụ thể sẽ ở phía dưới. Trong bảng bao hàm tên tiêu đề của những cột dữ liệu, nội dung khớp ứng theo từng cột.
Cách thiết lập vùng điều kiện trong report chi tiết
Mỗi điều kiện của report chi máu đều nối sát với 1 trường tài liệu trong bảng tài liệu gốc. Có 2 dạng cơ bản:
Dạng nhập trực tiếp giá bán trị: thường thêm với những dữ liệu dạng Ngày tháng, dạng SốDạng chọn từ 1 danh sách: thường gắn với các dữ liệu dạng Chuỗi văn bạn dạng (Text)
Do đó để bảo đảm điều khiếu nại lập report là đúng mực thì chúng ta cần thiết lập cấu hình điều khiếu nại nhập (Data validation) mang đến vùng đk này.
Dạng nhập trực tiếp giá bán trị: sử dụng Data validation chỉ chất nhận được nhập dữ liệu dạng tháng ngày hoặc dạng SốDạng chọn từ là 1 danh sách: sử dụng Data validation tạo danh sách chọn để lựa chọn một đối tượngCách thiết lập chỉ nhập tài liệu dạng tháng ngày trong ô trên Excel
Hướng dẫn sử dụng Data Validation nhằm nhập nhanh dữ liệu từ select box
Ví dụ như sau:
Dựa vào bảng dữ liệu trên lập report chi máu theo tên mặt hàng trong thời hạn từ ngày 01/5 mang lại ngày 31/5
Với yêu ước như trên, vùng đk của report chi tiết có thể xác định như sau:
Cách khẳng định nội dung trong báo cáo chi tiết
Nội dung trong báo cáo chi ngày tiết là những tin tức trong bảng dữ liệu thỏa mãn các điều kiện lập báo cáo. Bởi vì đó chúng ta cũng có thể kiểm tra nội dung này bằng cách sử dụng chức năng tự động hóa Filter và tiến hành lọc thủ công trên từng ngôi trường dữ liệu.
Ví dụ: làm việc lọc tài liệu trong cột Ngày
Kết quả sau khi lọc bằng tự động Filter trên 2 cột Ngày cùng Tên mặt hàng
Như vậy văn bản cần báo cáo chính là kết quả lọc từ bỏ bảng dữ liệu. Mặc dù nhiên thao tác làm việc lọc bằng Auto
Filter chỉ giúp chúng ta kiểm tra tác dụng báo cáo, chứ không hề phải đấy là báo cáo.
Để lấy kết quả ra báo cáo, chúng ta cũng có thể dùng 3 cách:
Cách vật dụng 1: Copy hiệu quả lọc bằng tự động hóa Filter
Các thao tác thực hiện nay như sau:
Copy dữ liệu sau khoản thời gian đã lọc bằng tự động hóa Filter (bao có cả tiêu đề)Bỏ chức năng auto Filter (chọn thẻ Data rồi bấm lại vào mục Filter)Đặt con chuột tại ô đề nghị dán kết quả, lựa chọn Paste Special > Value để dán phần giá chỉ trịTiếp tục lựa chọn Paste Special > Format nên dán phần định dạng
Chỉnh độ rộng cho những cột của báo cáo và hoàn thành
Cách này khá thủ công, phải tiến hành qua nhiều làm việc tay, không tùy vươn lên là được phần nội dung báo cáo nên không khuyến khích áp dụng. Tuy nhiên giữa những trường hợp túng bấn và chưa tồn tại cách như thế nào hay hơn nữa thì đây cũng là một cách cho ra tác dụng đúng.
Cách sản phẩm công nghệ 2: dùng hàm lô ghích lọc cực hiếm phù hợp
Hàm xúc tích và ngắn gọn là các hàm IF, AND, OR để biện luận tìm ra quý giá phù hợp. Các giá trị không tương xứng sẽ bị loại bỏ thành ô trống
Với bí quyết này bạn có thể tùy biến kết cấu phần câu chữ báo cáo: chỉ report cho một số ít cột nhất định
Ví dụ như sau:
Trong cột Ngày:
Để lấy giá trị cột ngày, xét giả dụ từng nội dung ở dòng 2 thỏa mãn nhu cầu đồng thời cả 3 đk (trong hàm và gồm 3 điều kiện) thì lấy hiệu quả theo ô A2. Ví như không thỏa mãn nhu cầu thì trả về giá trị rỗng (ô trống)
Như vậy chỉ có 4 quý giá thỏa mãn
Các ngôi trường dữ liệu sót lại thì bọn họ chỉ đề nghị xét: Nếu quý giá ngày của báo cáo là ô trống thì không mang nội dung, còn có giá trị thì lấy khớp ứng theo cột sẽ xét.
Để có thể loại bỏ các dòng trống xen kẽ, họ sẽ tạo thêm 1 cột phụ để lọc vứt dòng trống cùng với hàm logic:
Nếu quý giá cột ngày là rỗng thì hiệu quả là rỗng, còn nếu như không rỗng thì rước giá trị bất kỳ (ví dụ là “x”)
Sau kia sử dụng tự động hóa filter trên cột thanh lọc này, loại trừ các quý giá rỗng (blank) đi. Tác dụng thu được là report chi tiết (không bao hàm cột lọc)
Cách này giảm bớt được thao tác làm việc tay lúc lập báo cáo. Tuy vậy vẫn còn thao tác tay lúc lọc trên cột phụ và mở ra thêm cột phụ
Cách máy 3: thực hiện Advanced Filter nhằm lập report chi tiết
Cách này các chúng ta có thể xem tại bài viết:
Hướng dẫn bí quyết lập báo cáo chi huyết NXT kho bởi Advanced Filter vào Excel
Đây là biện pháp làm tương đối hay, lúc vùng điều kiện được kiểm soát điều hành tốt hơn là có tác dụng trực tiếp trong công thức, góp giảm dung lượng file nhờ giảm bớt công thức.
Ngoài ra việc phối hợp VBA để gia công báo cáo tự động hóa thông qua thao tác Advanced Filter cũng khá dễ dàng.
Như vậy thông qua bài viết này, họ đã có thể biết bí quyết xây dựng 1 mẫu báo cáo chi tiết theo nhiều điều kiện, và có tới 3 cách để hoàn thành report chi huyết đó.
Những kỹ năng này chúng ta đều hoàn toàn có thể học được trong khóa huấn luyện Excel tự cơ phiên bản tới siêng gia của học tập Excel Online. Vào khóa học các bạn còn học thêm được không ít kiến thức khác liên quan tới các hàm, những công nỗ lực trong Excel để vận dụng vào công việc được xuất sắc hơn. Thông tin chi tiết mời bạn click chuột hình bên dưới:
