Cách Sử Dụng Mail Merge Cách Sử Dụng Mail Merge, Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư
Sử dụng tác dụng mail merge vào Word để tự động hóa trộn thư mời là cách làm tác dụng nhất so với cách truyền thống lịch sử gõ văn bản từng thư mời, dễ sai sót, chạm chán lỗi. Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn cách áp dụng mail merge vào Word kết quả nhất với các phiên bản Word 2013/2016/2019.
Bạn đang xem: Mail merge cách sử dụng
Do những phiên phiên bản 2013/2016/2019 có giao diện khá tương đương nhau, nên nội dung bài viết sử dụng phiên phiên bản mới tốt nhất làWord 2019để phía dẫn, những phiên phiên bản 2013/2016 thực hiện tương tự. Trong bài thực hành thực tế này thực hiện 1 tệp tin Word đựng nội dung thư mời cùng 1 file Excel để chứa danh sách những người dân được mời (version 2019).
Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge vào Word
Mail Merge là 1 trong những tính năng gồm sẵn trong Microsoft từ số đông phiên bản rất thọ từ version 2003 mang đến version 2019 bây giờ. Chức năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bạn dạng để giữ hộ thư mời được tinh giảm đi xứng đáng kể, từ những việc nhập họ tên bằng tay của những người cần mời mang đến việc tự động hóa điền tên những ai được mời tạo cho tính năng này được không ít người khôn xiết thích.
Bạn chỉ cần 1 tệp tin Word đựng nội dung thư mời làm chiếc khung và 1 file chứa danh sách những người dân được mời (đơn cử file Excel), tài liệu trong list trong Excel sẽ tiến hành điền 1 cách tự động. Các bạn đọc phần bên dưới để biết phương pháp làm.
Các bước thực hiện trộn thư mời Mail Merge
Video hướng dẫn
Bước 1: chúng ta mở tệp tin Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào menuMailings.
Bước 2: các bạn click lựa chọn vào biểuStart Mail Mergerồi chọn tiếpStep by Step Mail Merge Wizard.
Bước 3: Trong hộp thoạiMail Merge, chúng ta click vàoNext: Starting documenttrong mụcStep 1 of 6để bước đầu quá trình trộn thư mời.
Bước 4: tại câu hỏiHow vì chưng you want lớn set up your letters?, các bạn tích vào ôUse the current document. Rồi sau đó, những bạn nhấp chuột vàoNext: Select recipients.
Bước 5: trong mụcSelect recipients, chúng ta tích vàoUse an existing list. Còn trong mụcUse an existing list, các bạn click vàoBrowseđể mở file Excel chứa list cần mời.
Bước 6: chọn đúng tệp tin Excel cần thực hiện rồi clickOpen.
Bước 7: hộp thoạiSelect Tablehiện ra, chúng ta chọn vào sheet chứa tài liệu cần sử dụng (trong bài bác file Excel chỉ đựng 1 sheet) rồi click chọnOK.
Bước 8: vào giao diệnMail Merge Recipients, chúng ta lựa chọn đối tượng người sử dụng cần mời hoặc lựa chọn hết rồi clickOK.
Bước 9: cách này các bạn cần đặt nhỏ trỏ văn bạn dạng vào vị trí đề nghị chèn thông tin, rồi vàoInsert Merge Fieldchọn đúng trường dữ liệu cần chèn vào.
Bước 10: sau khoản thời gian chèn xong, các bạn click vàoPreview Resultsđể xem kết quả.
Bước 11: các bạn click vào mũi thương hiệu như vào hình vẽ nhằm xem những phiếu mời.
Bước 12: bước cuối này, những bạn bấm vào vàoFinish và Mergevà lựa chọn một trong 3 tuỳ lựa chọn sau:
Edit Individual Documents: sửa đổi tài liệu cá nhân.Print Documents: In tài liệu.Sent thư điện tử Masages: gửi vào email.Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Sao Lưu Icloud Từ Máy Này Sang Máy Khác, Sao Lưu Iphone Bằng Icloud
Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung phải trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ gồm chứa tiêu đề các trường ko chứa loại trống phía trên để vấn đề trộn thư diễn ra công dụng hơn.
Là một trong số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy nhiên mail merge lại không thực sự phổ biến. Vậy mail merge là gì và biện pháp sử dụng mail merge trong số vấn đề của công việc hiện nay như thế nào? cùng vabishonglam.edu.vn vabishonglam.edu.vn tìm kiếm hiểu ngay nhé!
Mail merge là gì?
Mailing merge là một tính năng chăm sử dụng để soạn thảo một thư điện tử dựa trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này có thể chấp nhận được người dùng tất cả thể tạo ra nhiều bản sao của thư điện tử để gửi đến những địa chỉ không giống nhau.
Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu thư nhất định. Thuộc với đó là một số thông tin khác biệt cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ góp bạn tất cả thể tự động gửi nội dung e-mail một phương pháp nhanh gọn nhất.
Mail merge vào word là gì?
Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng góp người dùng bao gồm thể tiết kiệm được thời gian khi xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người dùng tất cả mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn chấm dứt mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ trong thời gian rất ngắn.
Mail merge vào excel là gì?
Tính năng này vào excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng có thể tạo ra được nhiều nội dung với các tính năng cá nhân hóa cao cơ mà không phải tốn quá nhiều thời gian mang lại việc soạn thảo văn bản.
Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này trong excel phải cần để ý những điều sau:
trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Vào dải ô tính bất kỳ phải có nội dung văn bản. Công thức để tróc nã xuất dữ liệu tại ô tính cung cấp nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức không giống nhau để tạo ra bức thư trả chỉnh.Cấu trúc mail merge
Để bao gồm thể bắt đầu giải pháp dùng mail merge, họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word và excel sẽ gồm những thông tin sau:
Nguồn gốc dữ liệu
Trong mục này, tùy theo nội dung với nguồn dữ liệu mà lại cũng cần phải tất cả những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau khoản thời gian đã tạo ra mặt hàng loại những thư điện tử khác nhau từ tính năng. Những tin tức tùy chỉnh này thường là:
Họ tên, địa chỉ người nhận e-mail Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail mergeTrong các bức thư bao gồm dùng mail merge, tất cả những nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sawcsh cố định mà người dùng đã tạo sẵn. Những danh sách dữ liệu này còn có thể là:
Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính vào excel Một bảng tính được lập trong word các văn bản bao gồm cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng…Các nội dung cơ bản trong mail merge
Những nội dung mà bạn thấy trong các email có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như các email bình thường không giống với các thông tin cơ bản như:
Họ tên, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung chính của lá thư điện tử…Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với những vị trí đã bao gồm và chỉ thể hiện các nội dung nuốm đổi lúc người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.
Khi bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu một bí quyết hoàn chỉnh. Tuy vậy nội dung cơ bản sẽ không giống nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người dùng.
Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word
Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng trọn vẹn có thể có tác dụng được. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để gồm cách tạo mail merge cho mình.
Bước 1: Mở một bản tệp tin word với nội dung đã gồm sẵn. Cơ hội này, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing -> Start mail merge -> Step by step mail merge wizard
Bước 2: bây giờ màn hình sẽ hiển thị hộp “Select document type“. Bạn lựa chọn loại thư nhưng mà mình đang soạn thảo gồm:
Letter: Kiểu thư mời thư điện tử messages: Email. Envelopes: Phong thư. Labels: Thư theo nhãn. Directory: Thư theo danh mục.
Tiếp đến bạn nhấn vào chữ Next để tiếp tục bước tiếp theo.
Bước 3: lúc này bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, bao gồm:
Use the current document: Sử dụng mẫu thư bạn đang mở hiện tại. Start from a template: cần sử dụng mẫu thư không giống trong Word(Trường hợp bạn chưa bao gồm mẫu thư nào) Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã bao gồm hoặc đã tạo được lưu trong Word nhưng hiện tại chưa mở.Click chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients”
Bước 4: tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo hình.
Bước 5: thời gian này, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn click chọn mục “OK“.
Bước 6: sau khoản thời gian hoàn thiện các công đoạn trên, bạn di chuyển nhỏ trỏ chuột tới vị trí cần chèn như ví dụ.
Bước 7: sau khoản thời gian đã điền đầy đủ những thông tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối thuộc sẽ được như trong hình.
Bước 8: Click chọn “Next: preview your letter” để kết thúc vượt trình.
Cách sử dụng mail merge vào bảng excel
Thường để sử dụng tính năng mail merge thì Word sẽ được ưu tiên nhiều hơn. Để bao gồm thể chỉnh sửa được nội dung của các thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể bao gồm được sự điều chỉnh những công cụ của excel.
Đối với hàm text, người dùng gồm thể dễ dàng cầm cố đổi các thông tin dữ liệu khác biệt như ngày sịnh, họ tên quý phái một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người dùng. Tuy nhiên, một điều khá phức tạp của các thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dầu những đoạn code này hơi giống với những dang mã được cần sử dụng ở chế độ custom number.
Lúc này, bạn bắt buộc đưa định dạng những ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng khác nhau để khiến đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Vì chưng đó, nếu bạn gồm tùy chỉnh mail merger thì các thông tin cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ nguyên được chất lượng của nó. Thuộc với đó, những tùy chọn về font chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị rứa đổi.
Trên đây là một số phân tách sẻ của vabishonglam.edu.vnvabishonglam.edu.vn về tính năng mail merge là gì? thuộc với đó là cách sử dụng mail merge cơ bản mang lại người dùng. Hy vọng qua bài bác viết, bạn sẽ biết được bí quyết thức sử dụng mail merge để gửi thư một cách hối hả nhất phục vụ cho các công việc khác biệt của mình cũng như của doanh nghiệp.
► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí mật giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở
