Hướng Dẫn Cách Lấy Dữ Liệu Từ Excel Sang Word, Tạo Thư Tự Động Từ Dữ Liệu Excel Sang Word
Trộn thư (Mail Merge trong excel) là 1 công vắt vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi một lượng thư lớn. Nó góp bạn hối hả tạo một lá thư, email hay tựa thư vào Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn gồm trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online đang cung cấp cho mình tổng quan liêu của công dụng này và khuyên bảo trộn thư theo từng bước.
Bạn đang xem: Cách lấy dữ liệu từ excel sang word
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge vào excel) hoàn toàn có thể trông cực nhọc khăn, tuy thế trên thực tế quy trình này khá đối kháng giản.Dể giúp đỡ bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư bao gồm 3 tài liệu:
Văn bản Word chứa mã ứng cùng với từng phần núm thể. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, từng hàng là 1 trong những người nhận. Bạn dạng Word cuối cùng với thư, email, bao thơ hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:
khi bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận thẳng từ bảng tính Excel. Vày vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel sẽ có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao tất cả tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều showroom liên hệ hoặc thông tin khác, chúng ta nên đổi khác hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư. Hầu như điều quan trọng đặc biệt cần kiểm tra: những cột trong bảng tính Excel cần khớp với những phần bạn muốn sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn rằng đã tạo thành hai cột họ cùng tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên fan nhận theo bang hoặc thành phố, khẳng định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và tp riêng biệt. Nếu như tệp Excel bao gồm ngày, giờ, quý hiếm tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ. Nếu như bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy thực hiện Text Import Wizard.Cách trộn thư trường đoản cú Excel thanh lịch Word:
Khi xong xuôi và soát sổ lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng để trộn thư. Trong lấy ví dụ như này, bọn họ sẽ trộn thư với một danh sách người dìm trong Wrd 2010, tựa như cho Word 2013.
nếu bạn đã biên soạn thư sẵn một lá thư, chúng ta có thể mở một tài liệu Word hiện có, hoặc tạo ra một tư liệu mới. Chọn loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, bọn họ chọn Letters.
Chú ý. trường hợp tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
nhấp vào Entire Spreadsheet, cùng OK.
Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.
Chú ý. Phòng ngừa những thông tin hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm tệp tin format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số cùng tiền tệ khi trộn thư trong Word
Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng tuyệt tiền tệ theo rất nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn cũng có thể thực hiện nay trực tiếp vào văn bản Word.
chọn vùng trộn thư muốn biến đổi định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác. Nhận Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY. Thêm trong số những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 và mã sau vẫn hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0 dìm F9 để cập nhận vùng. Kế tiếp nhấn Shift + F9 giúp xem kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ với phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số với phân sách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số cất hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la cùng dấu phẩy phân làn phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar cất hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, vết ngoặc có nghĩa là số âm cùng một vết gạch nối cho giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm đựng hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vì chưng kí hiệu $, chúng ta cũng có thể thay bởi ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.
Định dạng ngày tháng với thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng d, M, y cho một ngày tháng cùng giờ, mà lại nhớ rằng M đại diện cho mon còn m thay mặt cho phút.
Thay đổi định dạng của ngày tháng cùng giờ hiện tại tại:Nếu chúng ta thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời hạn hiện tại trong văn phiên bản trộn thư, chúng ta cũng có thể thay đổi định hình của chúng.
lựa chọn vùng Date hoặc Time bạn có nhu cầu thay thay đổi định dạng. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu như bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy” Nhấp nên vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Xem thêm: Reboot điện thoại là gì ? hướng dẫn cách reboot điện thoại reboot là gì
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở toàn khu vực cần điền và tác dụng trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của rất nhiều chỗ trống |
| F9 | Cập nhật vị trí trống được chọn. đặt con trỏ vào bất kể ô trống nào cùng nhấn F9 nhằm cập nhật |
| F11 | Đến chỗ trống cần điền sau |
| Shift + F11 | Đến vị trí trống đề nghị điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn bản trộn thư. Chú ý: vấn đề đó sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel và văn bạn dạng Word, nguồn trộn thư vẫn không tự động hóa cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư new từ nguồn trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn phiên bản trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một địa điểm trống |
| Ctrl + F11 | Khóa khu vực trống yêu cầu điền. Hiệu quả sẽ không được cập nhật khi tin tức nguồn của Excel thế đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa vị trí trống bắt buộc điền. Kết quả chỗ trống đang được update lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ liên kết chỗ trống buộc phải điền. Vị trí trống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn ngoài văn phiên bản và thay thế bằng giá chỉ trị lúc này hiển thị dưới format bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn ngày tháng hiển thị theo ngày tháng hiện tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời gian hiển thị theo thời hạn hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số lắp thêm tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp đến các bạn có thể tạo thư tự động hóa từ dữ liệu Excel thanh lịch Word – tác dụng trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm khiếp nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Nguồn: Ablebits, dịch cùng biên tập bởi Hocexcel Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào quá trình một cách công dụng thì chúng ta còn nên sử dụng giỏi các hàm, những công nỗ lực khác của Excel:Một số hàm cơ phiên bản thường chạm mặt như: SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điểm kiện, nhiều điều kiện COUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện những hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số… các hàm dò search tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…Một số công cụ hay được dùng như: Định dạng theo đk với Conditional formatting cấu hình thiết lập điều khiếu nại nhập tài liệu với Data Validation phương pháp đặt Name và áp dụng Name trong bí quyết Lập report với Pivot Table…Rất nhiều kỹ năng phải không nào? toàn cục những kỹ năng này chúng ta đều rất có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ bỏ cơ phiên bản tới chăm gia của học Excel Online. Đây là khóa học khiến cho bạn hệ thống kiến thức một phương pháp đầy đủ, đưa ra tiết. Hơn nữa không hề có số lượng giới hạn về thời gian học tập nên chúng ta cũng có thể thoải mái học bất kể lúc nào, dễ dàng tra cứu vớt lại kiến thức khi cần. Hiện giờ hệ thống đang sẵn có ưu đãi siêu lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online
nhiều người đang phải làm thông tin để thân tặng một list lớn nhân sự trong công ty và ai đang loay hoay lừng khừng làm ráng nào sửa chữa cho phương pháp làm thủ công rất mất thời gian, siêu nhàm chán. Bạn mong muốn có một giải pháp để thực hiện công việc này một phương pháp nhanh nhất, buổi tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng còn nếu không đọc nội dung bài viết này, bạn sẽ vẫn yêu cầu làm bằng phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để thực hiện một thông báo hoặc một văn phiên bản có nội dung mang tính chất thắt chặt và cố định và được gởi cho những người, thì bạn phải sử dụng chức năng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn bạn dạng trong ứng dụng microsoft word mà lại bạn hay sử dụng hàng ngày.
nội dung bài viết này sẽ từng bước một hướng dẫn bạn phương thức trộn văn bản văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có dữ liệu được tổ chức triển khai trong tệp tin excel một phương pháp nhanh nhất sẽ giúp đỡ bạn giải quyết và xử lý bài toán ko phải tiến hành một cách thủ công như được trình bày ở trên.
Trộn thư (Mail Merge) là tài năng hữu ích vào Microsoft Word, tính năng này giúp đỡ bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu thắt chặt và cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
bài toán nổi bật được đưa ra ở đây là tạo các thông tin trả lương chậm tới từng nhân viên cấp dưới trong công ty.
như vậy để triển khai trộn văn phiên bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo nên thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần từ bỏ theo từng bước một sau:
1. Cách 1: chuẩn bị file list nhân sự và file nội dung thông báo
bởi vậy để xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo lập một tệp tin word chứa cấu trúc và nội dung của thông tin trả đủng đỉnh lương, file còn sót lại chứa list của toàn thể nhân sự trong công ty mà bạn cần tạo thành và gửi mang lại họ được lưu trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Bạn có thể theo dõi mẫu hai file này theo hình dưới đây:
Hình 1: mẫu mã file Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty
Hình 2: mẫu file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang đến nhân viên
2. Bước 2: Sử dụng chức năng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản
Để triển khai bước này, các bạn cần bảo vệ file excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty đã được đóng, khi ấy bạn mở tệp tin word đựng nội dung thông tin ra và kích lựa chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần từ theo các ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa dưới đây.
Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản
3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để gia công cơ sở trộn văn bản
Ở cách này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ bỏ theo thứ tự như hình minh họa mặt dưới.
Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa danh sách nhân viên
tiếp theo bạn lựa chọn thư mục chứa file Excel danh sách nhân viên doanh nghiệp bạn, vào trường vừa lòng này Uy nhằm ngoài màn hình nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.
Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)
tiếp theo một cửa sổ mới hiện tại ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên trong công ty bạn, tại đây file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa danh sách nhân viên, bắt buộc ở hành lang cửa số này Uy lựa chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sinh hoạt hình dưới.
Hình 6: lựa chọn File Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)
4. Cách 4: Chọn các dòng đề nghị lấy tài liệu để chèn vào file word ngôn từ thông báo
Ở cách này, bạn chọn Edit Recipient List => bỏ chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa tài liệu cần chuyển vào tệp tin Word mà lại thôi.
Trong cửa sổ mới mở ra, bạn kích chọn vào những ô ứng với đồ vật tự 11, 12 nhằm hủy chọn vì chưng 2 cái này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa hẳn là tài liệu cần lấy để mang vào thông báo. Dữ liệu lấy bước đầu từ số máy tự 1, các bạn xem giống như như hình mặt dưới.
Hình 7: Chọn các dòng đề xuất lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word câu chữ thông báo
Bạn chú ý các tên cột được hiển thị ứng với các số đồ vật tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với các cột trong bảng dữ liệu dưới ở hình vẽ trên – những cột này được hotline là “Trường dữ liệu“, thay thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên cột của “Họ cùng tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày mon năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt ở bước tiếp theo chúng ta sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word từ tên những trường dữ liệu này.
sau thời điểm thực hiện nay xong, các bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.
5. Cách 5: Chèn trường tài liệu từ file Excel vào ngôn từ file word
Ở cách này, chúng ta đặt con trỏ con chuột vào vị trí nên chèn ngôi trường dữ liệu tương ứng vào, trong việc này Uy tiến hành tuần từ như sau:
+ Đặt con trỏ vào trước trường đoản cú “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số lắp thêm tự vào bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được chăm chú ở trên).
+ Làm tương tự như cho bài toán chèn tên nhân viên vào trước từ bỏ “Kính gửi: Bạn ” => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ với tên);
+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn Lý vị trả chậm lương vào trước trường đoản cú “Nêu lý do chậm lương: ” => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);
Bạn triển khai tương từ như hình dưới:
Hình 8: Chèn trường tài liệu vào câu chữ file word
6. Cách 6: Hiển thị công dụng và dịch rời giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng
Để hiển thị công dụng trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã làm ở các bước trên, bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự đầu tiên trong danh sách. Để dịch chuyển giữa các nhân viên bạn kích chuột vào hình tượng có số vật dụng tự 21, 22 như hình dưới.
Đến đây các bạn hoàn toàn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên trong doanh nghiệp bạn rồi!
bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – mật khẩu đăng nhập giải nén: Excel
Thuc
Hanh.com
các bạn hãy theo dõi liên tục các bài viết trên Excel
Thuc
Hanh.com để tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi đến cho nhân viên qua mặt đường mail mà không nhất thiết phải in bản cứng với phát mang lại nhân viên.
