DEBIT NOTE TRONG XUẤT NHẬP KHẨU LÀ GÌ, CÁC DẠNG CỦA GIẤY BÁO NỢ

-
Debit note là một chứng từ quan trọng được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy debit note là gì?

Debit note trong xuất nhập khẩu là gì?

Debit note (debit memo) là tên gọi tiếng Anh của giấy báo nợ - một chứng từ được sử dụng phổ biến trong giao dịch thương mại xuất nhập khẩu. Debit note thường do nhà cung cấp lập để thông báo cho bên mua về nghĩa vụ thanh toán nợ hoặc do người mua lập để trả lại hàng hóa.

Bạn đang xem: Debit note trong xuất nhập khẩu là gì

Như vậy debit note sẽ cung cấp thông tin quan trọng cho bên mua hàng về việc thanh toán hóa đơn. Nó cũng có thể là lời nhắc nhở với bên mua hàng về các khoản nợ sắp đến hạn phải thanh toán. Trường hợp trả lại hàng hóa sau khi được thống nhất giữa bên mua và bên bán thì tổng số tiền tín dụng đã giải ngân có thể được đính kèm với hàng hóa mà bên mua trả lại cùng với lý do trả lại hàng đã được bên bán chấp thuận.

Debit note trong logistics là gì?

Đặc điểm của debit note

- Debit note thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa doanh nghiệp và daonh nghiệp. Giao dịch phổ biến nhất là gia hạn tín dụng. Theo đó, trước khi hàng hóa được thanh toán, phía nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi hàng hóa cho bên mua. Sau khi nhận được hàng hóa do nhà cung cấp gửi đến nhưng tiền hàng sẽ không được bên mua thanh toán ngay cho đến khi hóa đơn thực tế chính thức được phát hành. Khoản nợ này sẽ được nhập vào hệ thống kế toán để tiện theo dõi.

- Debit note được ví như chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà doanh nghiệp phải trả cho đại lý. Debit note sẽ được lập thành 2 bản, 1 bản sẽ do doanh nghiệp giữ, bản còn lại khách hàng sẽ giữ.

- Debit note có vai trò vô cùn quan trọng, sau khi hàng cập bến, phía ngân hàng sẽ tiến hành nghiệm thu tiền thông qua các con số được ghi trên chứng từ này.

- Debit note thường có dạng thư. Nội dung trong chứng từ có thể không yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được sử dụng để thông báo cho bên mua về các khoản nợ sắp tới.

Các dạng của debit note

- Giấy báo nợ thường có định dạng thư. Ngoài ra, nó cũng có thể được tạo ra dưới dạng biên lai vận chuyện với mặt hàng mà bên mua nhận được. Nếu tiền hàng đã đến hạn thanh toán nhưng hóa đơn chưa được gửi đến cho bên mua thì việc thanh toán cũng không thể diễn ra đúng hạn. Trường hợp này, bên mua có thể trả lại hàng hóa mà không phải thanh toán truwos.c

- Ngoài ra, giấy báo nợ có thể tồn tại dưới dạng bưu thiếp để nhắc nhở các khoản nợ của bên mua cần thanh toán. Nội dung trong bưu thiếp cũng có thể bao gồm thông tin về cách giải quyết các khoản nợ của bên mua hoặc thông tin liên hệ khi cần trao đổi hoặc bàn bạc thêm.

Debit note tiếng Việt là giấy báo nợ

Điều kiện để xuất giấy báo nợ

Khi làm thủ tục hải quan, phía đại lý sẽ chọn Debit Note trong mục "HBL Details Add". Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải chủ động thêm vào các khoản phải thu khác. Khi làm xong chứng từ ở dạng file doc, phải gửi ngay cho các đại lý để họ tiến hành làm thủ tục shipping.

Ý nghĩa của giấy báo nợ

Theo quan điểm của các nhà kinh tế học phương Tây, giấy báo nợ giống như một loại phiếu điều chỉnh giá trị với những đơn hàng đang bị sai dữ liệu. Chúng thường được sử dụng trong các mô hình kinh doanh B2B hoặc business to business.

Có 2 trường hợp sau nhà cung cấp sẽ phát hành debit note:

- Hóa đơn thuế gốc đã phát hành nhưng só với giá trị thuế cần nộp thực tế thì giá trị thuế ghi trong hóa đơn có giá trị thấp hơn.

- Hóa đơn thuế gốc đã phát hành nhưng só với giá trị thuế cần nộp thực tế thì giá trị thuế được tính trong hóa đơn có giá trị thấp hơn.

Giấy báo nợ không phải là chứng từ bắt buộc

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng giấy báo nợ để thông báo cho bên mua về các khoản nợ cần thanh toán. Người bán chỉ coi giấy báo nợ là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn, sử dụng nó trong nội bộ, thậm chí là không sử dụng. Một số trường hợp nhất định, người mua có quyền yêu cầu chứng từ thể hiện thông tin báo nợ nhằm mục đích lưu trữ nội bộ và sử dụng khi cần thiết.

Các mẫu debit note được sử dụng phổ biến

-Mẫu debit note sử dụng trong công ty xuất nhập khẩu:

- Mẫu debit note sử dụng trong công ty thương mại hàng hóa:

Credit note và debit note có gì khác nhau?

Credit note là gì?

Credit note (credit memo) là chứng từ thương mại do nhà cung cấp lập để bán hàng cho người mua với điều kiện số tiền nhỏ hơn hoặc bằng đúng số tiền được ghi trên hóa đơn. Trong các giao dịch thương mại, credit note thường được sử dụng trong trường hợp người mua không nhận được hàng hóa hoặc trả lại hàng hóa với lý do hàng bị lỗi, hỏng. Ngoài ra, nếu khách hàng trả thừa tiền so với giá trị hàng hóa được ghi trên hóa hóa đơn thì có thể sử dụng credit note để trả lại số tiền thừa cho khách hàng.

Debit note và credit note là gì?

So sánh credit note và debit note

Mặc dùng credit note và debit note đều là hóa đơn điều chỉnh nhưng ý nghĩa của chúng lại khác nhau hoàn toàn:

- Debit note là hóa đơn điều chỉnh tăng, thường do người mua xuất đi với mục đích yêu cầu người bán cung cấp credt note. Quá trình này hoàn toàn hợp pháp theo quy định nhằm tăng giá trị hóa đơn trước đó.

- Credit note là hóa đơn điều chỉnh giảm thường được xuất bởi người bán nhằm mục đích hủy đi giá trị của hóa đơn được xuất trước đó. Credit note thường được sử dụng khi hàng hóa do phía nhà cung cấp gửi đi bị lỗi, hỏng nên người mua có quyền trả lại hàng.

Xem thêm: Bảo hiểm y tế tự nguyện là gì ? mức hưởng bảo hiểm y tế tự nguyện

Như vậy, debit note và credit note là chứng từ rất quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ bản chất của debit note và credit note sẽ giúp bạn lựa chọn chứng từ phù hợp với nhu cầu của mình.

Debit Note là một khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics. Tuy nhiên lại khá ít thông tin và dữ liệu về loại giấy tờ này. Vậy Debit Note là gì? Hay ý nghĩa của Debit Note trong xuất nhập khẩu. Chắc hẳn là những câu hỏi mà nhiều bạn mới tham gia vào lĩnh vực logistics quan tâm. Cùng vabishonglam.edu.vn theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về Debit Note nhé.


Debit note là gì?

Debit Note hay Debit Neno trong tiếng Việt có nghĩa là giấy báo nợ. Đây là loại chứng từ được cung cấp bởi người bán để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ trả nợ. Hoặc cũng có thể dùng như chứng từ được lập bởi người mua khi trả lại hàng hóa vay mua.

Debit Note hay còn có tên gọi khác là Debit Neno. Đây là một loại giấy tờ được sử dụng thường xuyên trong xuất nhập khẩu và logistics.

*

Hiểu về giấy báo nợ – Debit Note

Debit Note hay Debit Meno thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Cụ thể các giao dịch này thường sẽ liên quan đến việc gia hạn tín dụng của những đơn hàng thanh toán sau. Có nghĩa là người bán gửi một lô hàng cho người mua trước khi chi phí của hàng hóa được thanh toán.


Mặc dù hàng hóa đã đến tay của người mua. Tuy nhiên tiền sẽ không được trả cho người bán đến khi hóa đơn thực tế được phát hành. Các khoản nợ và tín dụng thay vào đó được nhập vào một hệ thống kế toán. Việc này nhằm theo dõi hàng hóa được vận chuyển và các khoản thanh toán còn nợ.

Debit Note được sử dụng tách biệt với hóa đơn. Thể hiện ở chỗ chúng thường có dạng thư thanh toán. Ngoài ra nội dung có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ sắp tới.

Các dạng khác của Debit Note

Ngoài định dạng thư thanh toán, Debit Note cũng có thể được cung cấp dưới dạng biên lai. Và được vận chuyển cùng với hàng hóa nhận được. Mặc dù số tiền đến hạn có thể được lưu ý ngay trong Debit Note. Nhưng thanh toán sẽ không được tiến hành cho đến khi một hóa đơn chính thức gửi cho người mua. Do đó người mua có cơ hội trả lại hàng hóa mà không phải thanh toán trước trong trường hợp cần thiết.

Ngoài ra một số Debit Note có thể được gửi dưới dạng bưu thiếp. Và đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đã tích lũy. Trong trường hợp này giấy báo nợ có hữu ích khi người bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay kiểm lại. Bên cạnh đó bưu thiếp cũng có thể chứa thông tin về cách giải quyết nợ. Ví dụ như thông tin liên hệ có liên quan chẳng hạn.

Ý nghĩa của Debit Note trong xuất nhập khẩu

Theo quan điểm của các nhà kinh tế học phương Tây thì Debit Note có công dụng như một loại phiếu điều chỉnh giá trị. Được dùng đối với các đơn hàng bị sai sót dữ liệu. Đôi khi họ còn gọi chúng là “hóa đơn điều chỉnh” thay vì “giấy báo nợ“. Hầu như bạn sẽ thấy chúng xuất hiện tại các mô hình kinh doanh B2B – Business to Business. Nghĩa là giao dịch giữa 2 hay nhiều doanh nghiệp với nhau.

*
Debit note là gì

Debit Note thường được phát hành bởi nhà cung cấp trong 2 trường hợp sau:

Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị thuế được ghi thấp hơn giá trị thực tế cần nộp.Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị tính thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế.

So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note

Cả Credit Note và Debit Note đều là hóa đơn điều chỉnh giá trị. Tuy nhiên ý nghĩa của mỗi loại giấy tờ này là hoàn toàn khác nhau. Cụ thể như sau:


Debit Note được xuất khi điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa dịch vụ. Khi đó bên mua sẽ xuất Debit Note để yêu cầu bên bán cung cấp Credit Note.Ngược lại, Credit Note được xuất khi điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa dịch vụ trong hóa đơn. Khi hàng hóa xảy ra lỗi từ phía nhà sản xuất, bên mua có quyền yêu cầu trả hàng và hoàn tiền. Credit Note lúc này sẽ sẽ thực hiện nhiệm vụ hủy giá trị hóa đơn bên bán đã phát hành trước đó.

Trên đây vabishonglam.edu.vn đã chung cấp cho bạn đọc những thông tin về Debit note là gì? Debit note trong Logistics có ứng dụng ra sao. Cũng như ý nghĩa của Debit note trong xuất nhập khẩu. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những kiến thức cần thiết và hữu ích. Chúc bạn luôn vui khỏe và thành công trong cuộc sống!

Một số câu hỏi liên quan

Ngoài ra thắc mắc về Debit Note có phải là giấy đòi nợ không? Hay Debit Note có phải là chứng từ bắt buộc hay không? Đây cũng là 2 trong số nhiều câu hỏi được đặt ra khi nói đến vấn đề Debit Note


Debit Note có phải giấy đòi nợ không?

Draft BL được coi là bản vận đơn phác thảo. Và chúng thường được gửi cho bên kế toán của hãng tàu chở hàng. Sau khi nhân viên kế toán của hãng tàu nhận được mail này có nghĩa là họ đang bị yêu cầu gửi Debit Note.


Debit Note có phải là chứng từ bắt buộc không?

Không phải tất cả các doanh nghiệp chọn gửi Debit Note cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh theo tiêu chuẩn. Và Debit Note sử dụng theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ. Điều này nhằm để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.


Điều kiện xuất Debit Note là gì?

Nhà đại lý sẽ chọn Debit Note trong quá trình làm thủ tục khai báo hải quan. Khi đó nó xuất hiện trong mục “HBL Details Add”. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng phải thêm vào những mục khoản phải thu khác. Sau khi kết thúc chứng từ dưới dạng file doc thì phải chuyển ngay cho các đại lý để họ nhận và làm thủ tục giao hàng.