Hướng Dẫn Cách Làm Mail Merge Trong Word 2003 2007 2010 2013 2016

-
Top rộng 10 cách thực hiện mail merge trong word 2003 tiên tiến nhất pgdtaygiang•March 12, 2023•0 Comment

Hướng dẫn cụ thể cách Trộn thư trong Word để làm giấy mời, bìa thư, nhãn, các sử dụng dụng cụ Mail Merge trong word kết hợp dữ liệu từ file Excel

Mail Merge hay còn được gọi là Trộn thư là một tính năng luôn luôn phải có trong word, các phiên bản word trường đoản cú 2007 đều có một tab riêng biệt cho anh tài này đủ thấy tầm quan trọng của nó. Thực tế trong quá trình cũng không ít trường hợp cần sử dụng nhân kiệt trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…

Nếu khi môn tin học công sở hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng công sở thì anh tài này cũng luôn có cùng cũng thường xuất hiện thêm trong các bài thi. Mặc dù mail merge không quá khó cơ mà nếu bắt đầu làm quen thì cũng trở nên có những khó khăn nhất định, đặc biệt là phần chèn ngôi trường vào từ tệp tin data thường xuyên là tệp tin excel.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong word 2003

1. Mail merge là gì?

Mail merge dịch sang tiếng Việt tất cả nghĩa dễ dàng là trộn thư là 1 trong tính năng nâng cao trong word, giúp cho bạn tạo ra mọi mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với đông đảo danh sách tài liệu có sẵn.

2. Vì sao phải mail merge?

Ví dụ khi 1 trường hợp muốn tạo thành các giấy mời họp phụ huynh mang lại học sinh. Ví như trước kia chưa có word và laptop thì bọn họ sẽ thường xuyên in phần đông mẫu thư sẵn, sau đó dùng bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… siêu tốn thời gian và công sức. Hoặc kể cả nếu có word rồi mà chúng ta không sử dụng mail merge. Cứ copy paste từng ngôi trường vào trên giấy tờ mời thì thời gian cũng không ít mà chưa kiên cố đã đầy đủ.

Thay chính vì như thế bạn chỉ việc tạo 1 mẫu mã thư mời, tiếp đến mail merge để word tự tạo nên giấy mời cho chính mình từng bạn bạn chỉ việc in ra mà không cần sửa đổi thêm thông tin gì.

3. Trả lời cách áp dụng Mail merge nhằm trộn thư

Ví dụ dễ nắm bắt ở trên đây mình có 1 mẫu thư mời gồm những thông tin về: tên, địa chỉ, số năng lượng điện thoại, năm sinh

Với dữ liệu có sẵn mặt file excel gồm danh sách trường như sau. Cột nam nữ thay vày để nam giới và thiếu nữ thì bản thân để luôn là ông với bà nhằm chèn luôn luôn vào phần thư mời

Chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành trộn thư để tạo nên các giấy mời từ danh sách đã cho bằng cách vào tab Mailings lựa chọn Start Mail Merge –> Step-by-step Mail Merge Wizard

Đổi cùng với word 2003 các bạn vào: Tools –> Letters & Mailing –> Mail Merge…

Chúng ta sẽ sở hữu được 5 lựa chọn

Tùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn kỹ năng tương ứng, thường gặp mặt nhất vẫn luôn là Letters thư mời –> dấn Next Starting Document

Tiếp tục họ sẽ có 3 lựa chọn

Chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời với đang mở lên rồi phải sẽ chọn option 1 với nhấn Next

Bước này họ sẽ lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong tệp tin word theo từng row. Chúng ta cũng gồm 3 lựa chọn

Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi cùng thường áp dụng file excel có tác dụng danh sách, chúng ta chọn Options 1 và nhấp vào Browse để tìm tới file list và mở lên vì dụ mình ở một file vfo.vn.xlsx

Trong file excel có thể có khá nhiều sheet, chúng ta chọn đúng sheet cất dữ liệu, ví dụ của mình ở đây là sheet Danh
Sach
Khach
Moi


Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách hàng mời, phần option chúng ta cũng có một số lựa chọn

thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, kế tiếp là filter nhằm lọc lại tài liệu cần thiết

Ví dụ tại đây mình thanh lọc thử tài liệu chỉ mời đa số khách giới tính là Nam với năm sinh lớn hơn hoặc = 1975

Và xem thử tác dụng xem nhé, nếu vừa ý nhấn OK, nếu khách hàng không hy vọng lọc nữa thì dấn Clear All nhằm xóa không còn lọc và quay trở lại danh sách mang định ban đầu. Mình chỉ làm test cho các bạn thôi.

Lưu ý thêm 1 phần nữa là lúc tạo file list trong excel các bạn cần tạo tài liệu ngay từ cái 1, không để trống các dòng ngơi nghỉ trên và dưới của dữ liệu, lấy ví dụ file của mình mình bao gồm để trống tài liệu ở dưới yêu cầu mặc định nó sẽ tạo thêm mấy trường nữa. Buộc phải xóa đi để tránh vấn đề trộn thư kết thúc nó đang ra một trong những thư mời trống.

OK tiếp nối tiếp tục dìm Next. Tại bước này bọn họ sẽ lựa chọn More items nhằm xử lý

Cụ thể là các bạn click trỏ loài chuột vào vị trí đề nghị chèn các trường khớp ứng rồi chọn trong list Database Fields và Insert

Ví dụ làm việc đây mình thích mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình đã chèn trường giới tính tiếp đến cách ra chèn 1 trường bọn họ tên, tương tự trường địa chỉ cửa hàng thì mang ở fields địa chỉ. Ố điện thoại cảm ứng thông minh chèn trường số năng lượng điện thoại, Năm sinh rước từ trường năm sinh

Sau khi chèn hết chúng ta sẽ gồm dạng như sau. Nhấn Next nhằm word ban đầu trộn thư, thực tế tới cách nhấn Next này bắt đầu gọi đó là là hành vi Mail Merge

Sau lúc trộn thư xong bạn có thể xem trước kết quả bằng cách click vào những mũi thương hiệu trước sau để thấy kết quả, bạn nên xem coi đã đúng với yêu thương cầu công việc hoặc việc đặt ra chưa xuất hiện chèn không nên trường như thế nào không. Trường hợp sai thì nhấn Previos để sửa đổi lại

Sau khi chất vấn nếu ổn định rồi thì các bạn nhấn Next tiếp

Và bọn họ đã xong việc trộn thư, bây giờ các bạn sẽ có 2 lựa chọn

Chúng ta nên chọn Option máy 2

Chọn All để chế tạo ra 1 tệp tin word gồm toàn bộ các thư

Và công dụng mình gồm file word đựng danh sách toàn bộ các thư của những khách mời

Bây giờ bạn cũng có thể chỉnh sửa thêm, tiếp nối lưu lại mang lại chắc, tiếp nối in ra cùng tiến hạnh gởi thư nhé

Nếu các bạn muốn in phần bìa thư thì rất có thể làm tương tự, tuy vậy nếu có tác dụng bìa thư bởi khổ giấy A4 thì cần khẳng định được vị trí chèn tên chính xác để gấp nhé. Giả dụ có bất kỳ thắc mắc gì các bạn cũng có thể comment bằng thông tin tài khoản vfo.vn sẽ được hỗ trợ. Dường như bạn cũng có thể đọc thêm các bài hướng dẫn rất dễ hiểu và cụ thể khác vào mục phía dẫn sử dụng word

Mail Merge hay còn được gọi là Trộn thư là một tính năng không thể thiếu trong word, các phiên bạn dạng word trường đoản cú 2007 đều có một tab riêng biệt cho bản lĩnh này đầy đủ thấy tầm quan trọng đặc biệt của nó. Thực tiễn trong các bước cũng không ít trường hợp bắt buộc sử dụng kĩ năng trộn thư này để tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…


Nếu lúc môn tin học văn phòng và công sở hoặc học chứng chỉ tin học văn phòng thì nhân tài này cũng luôn luôn có và cũng thường mở ra trong các bài thi. Mặc dù mail merge không thực sự khó tuy nhiên nếu new làm quen thuộc thì cũng trở nên có những khó khăn nhất định, nhất là phần chèn trường vào từ tệp tin data hay là file excel.

1. Mail merge là gì?

Mail merge dịch sang trọng tiếng Việt gồm nghĩa đơn giản dễ dàng là trộn thư là một trong những tính năng nâng cao trong word, giúp bạn tạo ra gần như mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với rất nhiều danh sách dữ liệu có sẵn.

2. Nguyên nhân phải mail merge?

Ví dụ khi một trường phù hợp muốn tạo nên các giấy mời họp phụ huynh đến học sinh. Nếu trước kia chưa có word và máy tính xách tay thì bọn họ sẽ thường xuyên in hồ hết mẫu thư sẵn, tiếp nối dùng cây bút để điền từng trường, tên học sinh, tên phụ huynh, lớp,… khôn cùng tốn thời gian và công sức. Hoặc tất cả nếu bao gồm word rồi mà các bạn không cần sử dụng mail merge. Cứ copy paste từng ngôi trường vào trên giấy tờ mời thì thời hạn cũng rất nhiều mà chưa dĩ nhiên đã đầy đủ.

Xem thêm: Cách Chỉnh Khung Trong Word 2007, 2010, 2013, 2016, Just A Moment

Thay chính vì như vậy bạn chỉ cần tạo 1 chủng loại thư mời, tiếp đến mail merge để word tự tạo nên giấy mời cho chính mình từng tín đồ bạn chỉ cần in ra nhưng mà không cần chỉnh sửa thêm thông tin gì.

3. Trả lời cách sử dụng Mail merge nhằm trộn thư

Ví dụ dễ nắm bắt ở đây mình có 1 mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số năng lượng điện thoại, năm sinh

Với dữ liệu có sẵn mặt file excel gồm danh sách trường như sau. Cột nam nữ thay vị để phái nam và nữ giới thì bản thân để luôn là ông cùng bà để chèn luôn vào phần thư mời

Chúng ta sẽ ban đầu tiến hành trộn thư để tạo ra các giấy mời từ list đã cho bằng phương pháp vào tab Mailings chọn Start Mail Merge –> Step-by-step Mail Merge Wizard

Đổi cùng với word 2003 các bạn vào: Tools –> Letters and Mailing –> Mail Merge…

Chúng ta sẽ sở hữu 5 lựa chọn

Letters: Thư, thư mời
Email messenger: tin nhắn email
Envelopes: Bìa thư, phong bì
Labels: Nhãn, nhãn vở
Directory: Danh mục, thư mục

Tùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn tuấn kiệt tương ứng, thường gặp mặt nhất vẫn là Letters thư mời –> nhấn Next Starting Document

Tiếp tục họ sẽ có 3 lựa chọn

Use the current ducument: sử dụng văn phiên bản hiện tại
Start from a template: ban đầu 1 bản mẫu
Start from existing document: bước đầu từ 1 văn phiên bản có sẵn mà bạn chưa mở lên

Chúng ta đã bao gồm sẵn mẫu thư mời cùng đang mở lên rồi cần sẽ chọn option 1 và nhấn Next

Bước này họ sẽ lựa chọn tài liệu đề chèn vào trong tệp tin word theo từng row. Bọn họ cũng bao gồm 3 lựa chọn

Use an existing list: Sử dụng list có sẵn
Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook
Type a new list: tạo thành danh sách mới

Thông hay thì chúng ta đã có sẵn list rồi và thường thực hiện file excel có tác dụng danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấn vào Browse để tìm về file danh sách và mở lên bởi vì dụ mình tại một file vfo.vn.xlsx

Trong file excel có thể có nhiều sheet, chúng ta chọn đúng sheet đựng dữ liệu, ví dụ của bản thân mình ở đó là sheet Danh
Sach
Khach
Moi

Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có một số lựa chọn

Sort: sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp
Filter: thanh lọc ra hầu hết danh sách quan trọng trong danh sách dài
Find duplicates: kiếm tìm những dữ liệu giống nhau nhằm xóa đi
Validate adress: xác nhận địa chỉ

thông thường chúng ta sử dụng bản lĩnh sort, tiếp đến là filter nhằm lọc lại dữ liệu cần thiết

Ví dụ tại đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời phần đa khách nam nữ là Nam với năm sinh lớn hơn hoặc = 1975

Và coi thử hiệu quả xem nhé, nếu vừa ý nhấn OK, nếu như bạn không hy vọng lọc nữa thì nhận Clear All nhằm xóa không còn lọc và trở lại danh sách khoác định ban đầu. Tôi chỉ làm thử cho chúng ta thôi.

Lưu ý thêm 1 phần nữa là lúc tạo file danh sách trong excel chúng ta cần tạo tài liệu ngay từ chiếc 1, không nhằm trống những dòng sống trên cùng dưới của dữ liệu, lấy một ví dụ file của chính mình mình gồm để trống tài liệu ở dưới cần mặc định nó sẽ tạo thêm mấy ngôi trường nữa. Yêu cầu xóa đi nhằm tránh bài toán trộn thư ngừng nó vẫn ra một số trong những thư mời trống.

OK tiếp nối tiếp tục nhận Next. Tại cách này chúng ta sẽ chọn More items nhằm xử lý

Cụ thể là chúng ta click trỏ chuột vào vị trí cần chèn những trường tương xứng rồi lựa chọn trong list Database Fields với Insert

Ví dụ ở đây bạn muốn mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình sẽ chèn trường giới tính kế tiếp cách ra chèn 1 trường họ tên, giống như trường add thì lấy ở fields địa chỉ. Ố điện thoại chèn trường số điện thoại, Năm sinh mang từ trường năm sinh

Sau khi chèn hết bọn họ sẽ có dạng như sau. Dấn Next để word bước đầu trộn thư, thực ra tới bước nhấn Next này bắt đầu gọi chính là là hành động Mail Merge

Sau khi trộn thư xong chúng ta cũng có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi thương hiệu trước sau để thấy kết quả, bạn nên xem coi sẽ đúng với yêu cầu các bước hoặc việc đặt ra chưa có chèn sai trường làm sao không. Trường hợp sai thì nhấn Previos để sửa đổi lại

Sau khi kiểm soát nếu ổn rồi thì bạn nhấn Next tiếp

Và bọn họ đã chấm dứt việc trộn thư, bây giờ các bạn sẽ có 2 lựa chọn

Print: In tất cả các thư mời sẽ trộn ra
Edit individual letters: sửa đổi thêm thông tin cá nhân

Chúng ta nên chọn Option sản phẩm 2

Chọn All để sản xuất 1 tệp tin word gồm tất cả các thư

Và kết quả mình gồm file word chứa danh sách toàn bộ các thư của những khách mời

Bây giờ chúng ta có thể chỉnh sửa thêm, tiếp đến lưu lại cho chắc, tiếp đến in ra và tiến hạnh giữ hộ thư nhé

Nếu các bạn có nhu cầu in phần bìa thư thì có thể làm tương tự, mặc dù nếu làm cho bìa thư bởi khổ giấy A4 thì cần xác minh được vị trí chèn tên đúng chuẩn để cấp nhé. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các chúng ta có thể comment bằng thông tin tài khoản vfo.vn sẽ tiến hành hỗ trợ. Trong khi bạn cũng có thể có thể bài viết liên quan các bài hướng dẫn dễ dàng nắm bắt và cụ thể khác vào mục phía dẫn áp dụng word


Bạn đã khi nào tự hỏi "làm cố kỉnh nào để in hàng loạt quyết định, giấy mời,... Dựa trên một bảng biểu thông tin có sẵn một cách trọn vẹn tự động" chưa? bài viết này mình sẽ hướng dẫn chúng ta cách tiết kiệm ngân sách và chi phí được rất nhiều thời gian và sức lực vào vấn đề soạn thảo các loại văn bản như: quyết định, giấy chứng nhận, hoá đơn, giấy mời dựa trên một danh sách chứa những thông tin về tên, họ, địa chỉ,... Giải pháp trộn văn phiên bản này rất đơn giản dễ dàng nhưng không phải ai ai cũng biết, tiếp sau đây ta cùng bắt đầu .
*

- máu kiệm thời hạn và tránh được sai sót khi đánh từng văn bản (tất nhiên ví như mẫu của khách hàng sai thì đang sai một loạt)
1. Trước tiên chúng ta phải có hệ thống một bảng biểu bóc riêng những thông in đề nghị trộn văn bản, đánh trên Excell hoặc world.
*

- Theo ý kiến của chính mình bạn nên tấn công trên excel lúc trộn sẽ dễ dàng hơn với cũng thuận tiện hơn khi bạn muốn thực hiện nay những giám sát và đo lường số liệu khác nếu cần.
2. Công việc tiếp theo là bạn cần đánh một mẫu văn bản để trộn 1 loạt mình ví dụ mẫu văn phiên bản bên dưới
*

*

4. Phía bên tay phải của bạn dạng word sẽ lộ diện bảng Mail Merge, bạn nhấp chuột mụcLetters => Next:starting document
*

6. Tiếp tục Bấm lựa chọn Use an exiting danh mục => Bấm lựa chọn mục Browse... để chọn đường dẫn đến bảng biểu mà các bạn đã chế tạo ở bước 1
7. Bôi black phần đề xuất chộn sau đó nhấn vào mục More items... , một bảng hiện nay lên bạn bấm chọn vào mục Database Fields, và lựa chọn item khớp ứng với các mục vào văn phiên bản mẫu
9. Tiếp tục bấm Next: Complate merge => chọn Edit individual letters để hiện ra bảng chọn lựa triết xuất dư liệu trường đoản cú bảng biểu ra trang word mới.
- chúng ta cũng có thể chọn xuất ra tất cả hoặc xuất những trang mà bạn muốn tại mục Current record hoặc From...to...
P/S: bạn cũng có thể lưu lại biểu mẫu và bảng biểu nhằm sử dụng cho những lần tiếp theo, phần đông lần sau bạn chỉ cần nhập số liệu vào bảng biểu và xuất ra là đang được không hẳn liên kết các bước như trên.với phiên phiên bản Office khác các bạn xem bài viết: lý giải trộn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013, 2015

≡ NỘI QUY PHẢN HỒI» Blog nhằm mục đích mục đích phía dẫn, share những thông tin cho toàn bộ mọi người, do thế để hữu ích công ty chúng tôi rất muốn nhận được những phản hồi từ các bạn.» đông đảo chủ đề cửa hàng chúng tôi đưa ra hồ hết được thử nghiệm với kiểm coi sóc trước khi share do vậy nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hãy để lại nhận xét của bạn, công ty chúng tôi sẽ trả lời khi gồm phản hồi từ các bạn.» Hy vọng chúng ta để lại những đánh giá có tính chất xây dựng không nên spam link.